パーティーの役割分担！スムーズに開催するために必要な役割について
パーティーの準備などは、規模にもよりますが一人や二人で行うのは大変です。
そのため、パーティーを行う際は、複数人で役割分担するのが理想的。
そこで今回は、パーティー準備に必要な役割分担について紹介しましょう。
パーティーの役割分担の重要性
パーティー開催にあたり、役割分担をすることは、パーティーを成功させるためにも大切なことです。
準備には、料理や会場のほかに、パーティー開催当日に万が一の混乱を招かないための対策もしておきましょう。
パーティーの準備は幹事一人で全てをこなすのではなく、 役割毎に責任者を選定しておくのが理想的です。
当日、思いもよらない事態が発生する可能性もあることを念頭に置き、リスク管理とあわせて役割分担しておきましょう。
パーティー開催にあたり必要な役割
パーティー開催準備にあたり、以下の役割を分担しましょう。
- パーティーの主催者・リーダー
- 会場係
- 手配係
- 景品・備品準備係
- 広報係
上記の役割を1名ずつ担当するとすれば、最低でも6名以上が必要となります。
それぞれの役割が担う仕事内容について解説します。
パーティーの主催者・リーダー
パーティーの主催者であるリーダーは、その名の通りパーティーやイベント全体のまとめ役です。
ほとんどの場合、パーティーやイベントの詳細な企画は、チームのメンバーで話し合って決定します。
そこでリーダーは、開催趣旨や目的を正しく理解し、予算内で最適なイベントを実現できるよう指示する必要があります。
パーティーやイベントの企画が決定したら、他のチームメンバーへ当日までのタスクを割り振ります。
物事がスムーズに進むように促すのがリーダーの仕事です。
会場係
会場係は、パーティーやイベント会場に関すること全てを担当する役割です。
社外のレンタルスペースや大規模なイベント会場、ホテルなどで開催する際は、重要な役目を担います。
つまり、パーティー開催チームと会場運営会社のやりとりを行う必要があるのです。
まずは、会場探しからスタート。
収容人数やイベントの企画、参加者の移動などを考慮しながら会場を選ぶ必要があります。
会場がある程度しぼれたら、リーダーと一緒に会場の下見へ行きます。
その際、導線や会場内ルール、空き状況などを確認し、パーティー開催に最適な会場かどうか判断しましょう。
手配係
手配係は、パーティーやイベントに必要な各種準備物の手配を行います。
たとえば手配係は、以下のような物品やゲストを手配します。
- ケータリング
- ドリンク
- 景品
- 賞状やトロフィー（表彰を伴う場合）
- 空間の装飾品（装花など）
- 司会者
他にも、著名人などをゲストスピーカーで呼んだり、マジシャンやミュージシャンなど余興用のパフォーマーを呼ぶ際にも、手配係はアポイントを取ります。
景品・備品準備係
景品・備品準備係は、パーティー当日に使用する備品や機材の準備と手配を行います。
たとえば、パーティーで映像を放映する場合、プロジェクターやスピーカー、スクリーンなどの機材が必要ですが、会場によってはこのような機材設備がない場合もあるため、その際は、外部のレンタル業者から借りる必要が出てきます。
景品・備品準備係は、必要な備品と機材をあらかじめリストアップしながら、手配の段取りを進めます。
広報係
広報係というと少し大げさかもしれませんが、パーティーやイベントの告知を担当します。
社内のパーティーであれば、イントラやメールを用いて情報発信をしたり、オフィス内にポスターなどの掲示物を設置したりして、認知してもらいます。
プライベートのパーティーであれば、メールや手紙を用いて、招待状を作成するのも広報係の役割です。
パーティーの環境によって必要な役割は変わる
パーティー開催にあたり、役割分担をすればスムーズに準備が進められますが、環境によって必要な役割というのは変わってきます。
たとえば、会社内で行うパーティーであれば、会社でできるほどのスペースを確保できるのであれば、会場係はさほど必要な役割ではなくなります。
ほかにも、ケータリングを利用するのであれば、手配係もさほど必要ではなくなってきます。
パーティーやイベントの趣旨・テーマによって必要な人数も変わってくるため、その点はリーダーに指示を仰ぎましょう。
パーティー開催を効率化するならケータリングがおすすめ
パーティーの開催は、準備がとても大切です。
効率的に準備を進めたいのであれば、ケータリングの利用も検討してみましょう。
ケータリング業者には、食事の提供だけでなく会場の飾りつけまで行ってくれるところがあります。
例外なく、弊社Hungry Spaceも、会場の選定から飾り付けまで行っています。
そんなときは弊社のケータリングが、予算に応じて柔軟に対応します。
ぜひパーティーの開催をスムーズに進めたいのであれば、一度Hungry Spaceまでご相談ください。
